Телефон: +996 (312) 300-190 e-mail: info@redcrescent.kg
Выберите язык: kg
17 сен, 2019

Тендер на разработку системы CRM

Техническое задание на услуги по имплементации и технической поддержке системы CRM для повышения качества работы НОКП КР с данными, включая данные о бенефициарах, волонтерах, сотрудниках и донорах

Целью внедрения CRM-системы является систематизация системы управления данными и информацией НОКП КР. Система необходима для хранения данных о жертвователях и сторонниках организации, сотрудниках, волонтерах, бенефициарах, инициирование и учет поступающих платежей, обеспечения функционирования донор-цикла, формирование необходимых отчетов и возможность легко поднимать аналитические подсчеты и справки.

Этапы и форматы

Сотрудничество включает в себя три этапа: выявление, имплементация и техническая поддержка.

a. В процессе выявления предполагается определить наиболее подходящую платформу, которая позволит интегрировать систему в наиболее подходящем виде для НПО. На данном этапе исполнителю необходимо будет глубоко ознакомиться с деятельностью НОКП КР.

b. В процессе имплементации осуществляется анализ процессов НОКП КР с целью уточнения технического задания, логики, алгоритмов, моделирование архитектуры и, непосредственно, внедрение.

c. Процесс технической поддержки включает в себя поддержание работоспособности системы, устранение ошибок, а также доработку и внедрение необходимого функционала. Работы на этом этапе осуществляется на основе направляемого от НОКП КР письменного запроса.

Требования к исполнителям

Потенциальный разработчик должен предоставить следующие документы/данные:

  • быть зарегистрированным юридическим лицом на территории Кыргызской Республики;
  • описание выполненных продуктов CRM-систем, баз данных (включая опыт работы с такими платформами как Salesforce);
  • письмо заинтересованности в данном проекте и с личную заинтересованность в развитии системной благотворительности в Кыргызстане;
  • перечень существующих платформ, предлагаемых разработчиком для данной CRM-системы;
  • коммерческое предложение на выполнение данного объема работ и услуг технической поддержки.

Описание задач

Процесс имплементации включает в себя следующий минимальные требования, которые могут быть изменены в ходе анализа процессов НОКП КР.

Заказчик ожидает, что данный продукт станет единой базой данных для ведения учета всех групп людей/организаций, с которыми НОКП КП поддерживает коммуникационный и финансовый диалог. Должна быть предусмотрена возможность выгрузки любых необходимых данных в нужном формате, а также система обратной связи с целевыми группами (волонтеры, бенефициары, доноры/жертвователи) на профессиональном уровне. Продукт должен отвечать всем условиям безопасности, в то же время позволяя иметь доступ к своевременно обновляемым и корректным данным для всех заинтересованных представителей организации. Система должна быть рассчитана на хранение упорядоченной истории целевых групп.

Целевые группы:

1) Волонтеры НОКП КР: ведение учета и эффективного диалога с волонтерами, зарегистрированными всеми представительствами НОКП КР; 2) Доноры/жертвователи: ведение учета, контроля и эффективного диалога взаимоотношений с частными жертвователями и корпоративными донорами с целью повышения уровня коммуникаций и систематизации фандрайзинговой деятельности НОКП КР; 3) Получатели услуг: в частности, ведение учета и координация работы с подопечными пожилыми людьми, которым НОКП КР предоставляет услуги социального сопровождения на дому.

Роли и права:

● Технический администратор: может вносить любые изменения в систему

● Специалист по фандрейзингу, сотрудники НОКП КР ответственные за сбор данных: имеет полный доступ к контактам и доступным сервисам

● Гостевой вход: иные сотрудники, директора филиалов и внешние эксперты могут просматривать контакты и сервисы, не могут изменять их.

● Общая координация процесса разработки и внедрения системы будет осуществляться следующими представителями НОКП КР при регулярных обсуждениях процессов с руководством и сотрудниками организации:

  • Начальник департамента организационного развития НОКП КР
  • Начальник департамента социального развития НОКП КР

Предположительное количество пользователей: 10 пользователей

Процессы импорта

Данные могут попадать в CRM следующим образом:

● Модули на сайте НОКП КР (анкеты волонтеров, пожертвования через сайт и пр.)

● Форма для ручного ввода

● Загрузка файла

● Форма сбора адресов электронной почты/телефонных номеров

● Электронные формы для заполнения через сайт

● Платежные системы и системы бухгалтерского учета НОКП КР (1С, электронные кошельки, банковские поступления и пр.)

● Интеграция с существующими системами хранения данных (файлы форматов MS Excel и Access, облачные хранилища данных и программы для сбора данных).

Платежные системы

Требуется глубокая интеграция с платежными системами: трекинг платежей, организация рекуррентной подписки с инициированием на стороне CRM (включая сценарий списания), сервис выставления счетов вручную, возможность изменять параметры платежей (дата списание, сумма).

Необходимо вести контроль истечения срока действия банковской карты и запускать задачи коммуникации. Необходимо отслеживать возникающие ошибки и иметь возможность реагировать на данные ошибки в ручном или автоматизированном режиме.

Донор цикл

Требуется настройка донор-цикла с автоматизацией отдельных задач:

● Велком-мейл: после оформления рекуррентного платежа. Автоматизация.

● Реактивация: процесс переоформления банковской карты после ее истечения. Частичная автоматизация с выставлением счета.

● Конвертация: перевод жертвователя в сторонника. Частично автоматизированная с выставлением счета.

● Сторитейлинг: отправка информационных писем. Для осуществления коммуникации необходимо использовать сервис почтовых рассылок (как встроенный, так и сторонний).

Отчетность и выгрузка

Необходимо предоставлять возможность формировать следующие отчеты и давать возможности выгрузки следующих данных:

● Динамика волонтеров, сотрудников, бенефициаров, доноров

● Отчеты о предоставленной помощи за указанный период

● Формирование отчетов по филиалам

● Аналитические данные по всем параметрам данных

● Отслеживание поступлений (пожертвований)

Безопасность данных:

В рамках технической поддержки разработчик обязуется обеспечивать безопасность данных системы в соответствии с Законом КР «Об информации персонального характера».

Сроки реализации:

1) Запуск бета-версии: 1 февраля 2019 года (октябрь, ноябрь, декабрь, январь)

2) Запуск полной версии: 31 марта 2019 года (февраль, март)

Заинтересованные компании просим предоставить документы, указанные в пункте «Требования к исполнителю» в срок до 23 сентября 2019 года по адресу: Эркиндик, 10, г.Бишкек (+996 312 300 190).